Notas o boletas de venta
Las notas o boletas de venta son comprobantes de venta utilizados en transacciones con consumidores o usuarios finales. No sustentan crédito tributario de IVA. Son emitidas por el proveedor del bien o por quien presta un servicio, en transacciones con consumidores finales.
Pueden ser impresas en imprentas autorizadas, quienes se encargan de solicitar al SRI la autorización para el contribuyente, o a través de sistemas computarizados (autoimpresores), previa la autorización expresa del SRI. La nota de venta no requiere la información del adquiriente ni el desglose de los impuestos. Debe contener los datos del vendedor y de la transacción en forma general, así como los de la autorización. Los elementos mínimos son los que se detallan a continuación. Podrán ser llenadas en forma manual, mecánica o a través de sistemas computarizados. Las notas de venta en original y copia, deben ser llenadas en forma simultánea mediante el uso de papel carbón, carbonado o autocopiativo químico; en cualquier caso las copias deberán ser idénticas al original, caso contrario no serán válidas. Las notas de venta no tienen un formato establecido, este depende de las necesidades del contribuyente, sin embargo estos documentos deberán contener como mínimo los requisitos de impresión y de llenado que se detallan a continuación. Las notas de venta simplificadas pueden usarse en negocios con pocos ítems como heladerías, panaderías, transporte, etc. Es obligación de todos los contribuyentes verificar que las notas de venta cuenten con todos los requisitos antes de emitirlas. Y en el caso de los adquirentes revisar que sean válidas al momento de recibirlas. A través de la siguiente consulta podrá comprobar si un documento es autorizado. Estos documentos no deberán presentar borrones, tachones o enmendaduras, por tanto, cuando se cometan errores al llenar una nota de venta, deberá anularse consignando la leyenda "ANULADO"y archivarla en original y todas sus copias en forma cronológica, durante un período de 6 años. Las notas de venta no emitidas deben ser dadas de baja en los siguientes 15 días de producido el hecho que motive la baja. Para ello se deberá llenar el formulario 321 y entregarlo en las oficinas del SRI junto con las notas de venta, para que estas sean destruidas Pueden emitirse bajo condiciones en las que se autorizó, es decir con los datos registrados en el RUC en ese momento. Sin embargo, con autorización expresa de SRI el contribuyente podrá emitirlos en forma temporal cuando existan cambios de domicilio o nombre comercial previamente registrados en el RUC, o en ferias o exposiciones. Las notas de venta que sean sustento de la contabilidad deben ser archivadas por 6 años. En los casos en los que los documentos sean autoimpresos, deberá mantenerlos adicionalmente en archivo magnético. Todos los documentos deberán estar disponibles ante cualquier requerimiento del SRI. Son obligaciones del emisor mantener notas de venta vigentes, es decir renovar la autorización antes de que estas se caduquen. Emitirlas y entregarlas en cualquier transacción que realice el contribuyente autorizado, archivarlas secuencial y cronológicamente, y presentarlas ante requerimientos del SRI. Todos los trámites de facturación las debe realizar el contribuyente en forma personal, en caso de sociedades estas solicitudes las debe efectuar el representante legal o su representante autorizado en forma expresa.
No emitir comprobantes de venta o no exigirlos al momento de la compra y emitirlos sin requisitos se sanciona con multa de hasta USD 1.000. Si la infracción es verificada por un Fedatario la sanción será la clausura del establecimiento.
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